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虛擬辦公室有多虛擬?你錯了!它是真實存在的辦公室

  • 2018/03/22



虛擬辦公室,英文為Virtual Office。第一次聽到這個詞的人,腦中也許會浮現如同電影《駭客任務》般的綠色瀑布流文字。在科技蓬勃發展之下,也許真的沒有什麼是不可能的,打造一座沒有實體的辦公室,又有什麼困難呢?
 

(圖片來源:素材網站)

但開始本文之前,競爭力編輯要先在你腦中的這幅畫面打上一個大叉叉。

虛擬辦公室,並不是以雲端為基礎,也不代表它沒有實體,事實上它是真實存在的辦公室,意指提供一個通訊用的地址、辦公設備及配套的服務,以解決企業商務需求的地點,也稱之為「服務式辦公室」或「行動辦公室」。

根據競爭力編輯的觀察,儘管身處於一個網路、電子設備及行動裝置如此進步的時代,依舊有許多的商務需求是不變的。許多公司行號及企業依舊慣用紙本帳單,部分重要文件及發票等帳務資料仍用紙本寄送或傳真往來,和撥打市內電話比起來,行動電話的通話費率依舊十分不經濟。所以虛擬辦公室的設施及服務通常包含了郵件的收受及分發、傳真、影印、電話轉接等,以及櫃檯或接待的服務。
 

(圖片來源:素材網站)

智慧型手機宛如一把瑞士刀、筆記型電腦愈來愈羽量輕薄的現在,愈來愈多人選擇這類型的服務式辦公室,尤其在大城市裡頭更是普遍。之所以「虛擬」,是因為人員只是偶爾在這裡處理業務,大多的時間還是在其他地方辦公,不僅提供了一個通訊用的地址,也能給予遠端企業主、員工或是自由工作者一個固定的商務據點,以維持營運的流程。無論身處何方,都能在此解決他們的行政及基本的營運作業。

自由工作者以及遠端工作的企業日益增加,也提高了對虛擬辦公室的需求。近年來,小資創業的風氣日盛,這樣的低資本營運,間接促進了共享經濟與租賃經濟的蔓延。愈來愈多新創公司或微型企業都會選擇這樣的行動辦公室來奠定草創初期的基石,既能減少人事行政的花費,也能透過營業登記的地址進一步強化企業形象,用最精省、精簡的方式,享受到完善的服務,使公司能流暢地在軌道上運行。